摘要：企业物资采购供应管理是企业管理、降本增效的一个重要环节，对于大型企业集团，物资采购的数量金额庞大，直接影响着产品的市场竞争力。煤炭企业所属的生产矿井大部分距离城区较远，供应的物资也比较特殊，一般的大型煤炭生产企业都有独立的物资供应管理部门，独立的物资仓储管理系统，以保障煤炭生产、建设所需设备、材料的及时供应。本文着重介绍了煤炭企业如何抓住物资供应流程中物资采购、物资仓储、物资的配送发运、财务结算管理等环节，做好物资供应流程管理工作。
关键词：加强；煤矿；物资流程；供应管理
一、物资采购环节的控制
1、物资采购计划控制。一是根据煤炭生产实际需求求、采购周期、保证储备、生产消耗规律等科学编制物资采购计划，采购计划一般要注明物资名称、详细规格、需求数量、计划单价，特殊物资还应标注生产厂家、质量要求、用途等内容；计划数量可按下列公式计算:
计划物资数量=物资需求量+计划期末储备量-计划期初库存量-企业内部可供利用的资源量
二是建立采购计划的审查、核实、会审制度。让不同层级、不同部门把好计划审批关；三是采购物资必须依据严格按计划采购，严禁没有计划、没有预算采购现象的发生。
2、物资采购招标管理。
一是企业应成立物资采购招标管理委员会，来领导组织招标工作，同时要建立评标专家库，根据不同物资品种，遴选不同专业技术人才，选取合适的人才组建专家评委库，招标时随机抽取评标专家。二是制定物资采购招投标制度及招标方案，招标方案要根据物资品种的不同有针对性的制订，适合网上招标的要采取网上公开招标，不适合网上招标的可采取邀请式招标。三是对无法实行招标采购的物资，企业要建立询价、竞争性谈判、比质比价等制度，做好性价比分析,掌握市场行情,提高采购工作的透明度。
3、建立供应商管理制度
每个企业都有自己的供应商群体，很多供应商都是长期的合作伙伴，长期构建了互惠互利、合作共赢的关系，但是也存在一些损人利己、追求短期利益的劣质供应商，因此要建立对供应商的准入、考核、评价体系， 要从企业资信、产品质量、售后服务、供货及时性等各方面进行考核评价，建立供应商资信档案，对优质供应商要维护发展，对劣质供应商要取缔淘汰。在招标过程中同等条件下可以优先选择优质供应商。
4、物资采购合同管理
企业必须建立合同管理制度，对合同的签订、审核、批准、盖章等全过程都要有明确规定。企业要根据《合同法》的要求，结合企业自身实际情况，设计制定出标准合同模板，供签订合同适应。设计合同模板要对风险点特别关注，如采购物资质量标准、运输方式、到货地点、验收标准、付款方式、违约责任等等都要有明确的规定。企业对外发生的物资采购经济行为，都必须签订合同，合同一旦成立，未经双方同意，单方不得随意变更。建立合同档案管理，定期对合同集中装订归档，形成长效机制。建立合同纠纷处理制度，在合同履行过程中发生纠纷，企业应依据《合同法》、《民事诉讼法》等法律规定解决。
二 、物资仓储环节的控制
1、 设置合理的物资储备量
企业应对消耗量大的物资实行集中储备，合理物资储备量可以降低采购成本，保障企业的正常的需求。对不同物资根据其消耗量、采购周期、仓库容积等参数计算出最高和最低储备量，能够实行供应商带储代销，尽量采取带储代销的方式，如果储备量设设计不合理,将会给企业带来供货及时性低,补货频次高,采购费用高，增加企业生产经营成本,甚至影响企业的生产，因此每一个企业都应根据自己的供应量、采购批量、采购周期、仓储能力等数据合理制定储备资金数额，并对储备资金进行定期考核，确保储备资金处于合理水平。
2 、严格按申报的计划领料
领料单位必须按照申报的物资采购计划领料，对于计划提报多实际领用少、计划提报少实际领用多等现象,应由用料单位和物资供应部门的相关人员进行沟通,建立一个对于多方都有效的约束管理机制。对于领料后不使用形成积压物资的,要具体分析原因，追究有关部门和人员的责任。物资供应单位与需求单位需要加强沟通，物资供应部门应多了解需求单位缓急程度,需求单位应多了解库存、代用物资、采购周期等,减少供应与需求的脱节。提高库存周转率,减少积压报废情况的发生。
3 、及时处理积压物资,减少储备资金占用
大部分煤炭生产企业因设备更新换代、技术升级、矿井地质条件变化等因素都或多或少的形成一定的积压物资。仓储管理部门、物资采购部门应经常沟通协商对库存积压物资进行盘查,找出积压的原因，对超过使用年限的物资，联合财务、审计等部门进行现场鉴定，共同确定出积压物资的数量，报有关部门审批后，进行报废处理，对积压物资的处理应形成制度化和常态化,及时消化企业的不良资产,减少库存物资的跌价损失。
要建立集中统一的物资仓储信息管理系统，实现信息共享，引入现代物流理念，建立“社会代储、厂家代储、供应商代储”模式，树立“零库存”理念。掌握物资消耗规律、时时关注库存情况，要加强对储备资金的考核，考核结果要与员工薪酬相挂钩，使人人关心储备资金，人人想法降低储备资金，使库存结构更加合理，减少储备资金占用，加速资金周转。
三、 物资的运输及配送环节的控制
煤炭企业的生产矿井大部分比较分散，相距几公里至几十公里不等，如果计算不周，运输费用比较高，为更好的降低运输成本，一是减少运输周转环节，在签订物资采购合同时，能够让供应商直接运送到使用地点的，一定要明确要求送达到使用地，以减少二次运输。二是实行集中配送，大型煤炭企业都有中心仓库，对中心仓库发放的物资要实行集中配送，配送车辆可以自行配备，也可以向社会租赁，应根据各自企业的具体情况，本着降低费用的原则合理选择运输工具。三是要优化运输配送方案，要根据物资的品种、体积、重量、属性（易碎、易燃、易爆、超长等等）制定最优运输方案，实现运输优化。四是改进商品包装，在签订物资采购合同时，要明确规定包装形式和包装物外形尺寸大小，为物资的集中配送提前做好准备，以方便物资的装卸、搬运、运输，便于机械化操作，降低人工费用。
四、财务管理关键环节的控制
1 、预算管理环节
物资采购预算一般包括年度预算、季度预算、月度预算等。年度预算的编制要根据年度产量、掘进进尺、吨煤材料消耗、掘进进尺单耗等指标进行测算，同样季度预算、月度预算的编制要在年度预算范围内，根据季度、月度的各项指标进行测算编制，强化采购的预算管理要做到以下几点: (1) 提高预算的准确性、科学性。编制预算要参考同期历史数据，由于煤炭生产一般具有相对稳定性，历史同期吨煤材料消耗、掘进进尺单耗等指标参考作用非常大。编制预算时要开会专业会、论证会、听取各方面的建议和意见，以保障预算的科学性和准确性。 (2)增强预算的严肃性。预算一旦下达必须严格执行， 根据年度预算和月度实际情况编制月度采购预算，月度预算尽可能地细化预算,列明预算科目、采购金额、品目名称、采购数量、规格型号等,以提高预算的透明度、准确度及约束力。在实际执行采购业务时,应严格按预算执行,不得随意改变或调整,以保证预算的严肃性。对于超预算部分,应由需求单位提报追加预算申请，申请预算审核批准后,按照追加后的预算执行。
2、 付款流程控制
财务部门要认真审核采购发票，并对发票所开的货物与到货验收入库单、采购合同等与发票进行核对，审核其物资名称、规格型号、数量、价格、金额是否一致，如果不一致应查明原因，错误的发票应退回，审核合格的发票方可入账。采购部门要根据合同要求及采购发票挂账情况编制付款申请，经领导审批后报财务部门。财务部要认真审核付款申请，结合资金状况编制付款计划，按企业规定流程签批后方可支付款项。出纳在对外支付货款时，如付承兑汇票，必须索要对方的“三证”，即收款人的身份证复印件、法人授权委托证明、收款收据及签字，索要“三证”非常关键，是规避风险关键控制点。企业一般对财务付款都有严格的程序，对付款额度都有明确的规定，关键要做好对付款流程的监管，建立起有效的监督制衡机制。
五、业务人员的考察、考核、监督管理
要加强业务人员的素质建设，高素质的业务人员能给企业创造良好地经济效益，相反低素质的业务人员，可能给企业造成很大的经济损失，严重的能够造成企业的破产。在业务人员的选拔上应注重德才兼备，具备的素质包括思想品德素质、知识技能素质、职业道德素质。思想品德素质要求采购人员必须具备高尚的情操，为企业乐于奉献的精神，吃苦耐劳品质。知识素质要求业务人员具备与采购工作相关合同管理、采购管理、仓储管理、招投标等业务知识。能力素质要求业务人员具有一定的实践经验，熟悉掌握设备、材料的性能，掌握了解物资采购的渠道，对市场发展的变化趋势能够掌握和预判。每个企业都经常出现采购人员、管理人员吃回扣、受贿等现象，如何杜绝这种现象的发生，是摆在企业管理者面前的一个难题,一方面要加强廉政教育,二方面要搞好制度设计，提高透明度。三是经常进行岗位轮换，强化监督考核。
六、结束语
物资采购流程管理是煤炭企业生产经营管理中不可缺少的重要组成部分，企业不同，管理的流程可能不完全相同，但是任何一个企业都必须加强采购流程的制度建设，在实践操作过程中不断修改完善，同时注重借鉴吸收先进企业的管理经验，积极吸收利用现代化的管理理念和现代化的信息系统，不断强化对采购流程的管理控制，实现降低采购成本提，高企业经济效益的目的。
参考文献：《企业物资管理与成本控制实务手册》
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